dinsdag 2 augustus 2011

Refworks niet geschikt voor het echte werk

Als informatiespecialist help ik meerdere keren per week klanten regelmatig met het uitvoeren van literatuuronderzoek voor systematic reviews. Hiervoor importeer ik grote aantallen referenties uit PubMed, Embase en nog wat meer databanken, dedupliceer die in EndNote en geef het bestand mee aan de klant, de onderzoeker die de systematic review gaat uitvoeren.

Veel universiteiten stappen momenteel over op RefWorks. Het biedt veel voordelen waarvan de grootste is dat het volledige webbased is. Ook zou het gebruiksvriendelijker zijn omdat je met direct export een directe koppeling hebt, zonder tussenbestand.

Echter het werk als informatiespecialist is het niet werkbaar. Importeren gaat erg traag, wanneer je voor een systematic review duizenden records moet inlezen kan dat wel een kwartier duren (terwijl de klant zit te wachten). Dedupliceren kan vervolgens op twee manieren, exact of globaal. Bij exact moeten de records exact overeenkomen, wat bij importeren uit twee databases nooit het geval is. PubMed schrijft tijdschrifttitels afgekort (J Am Med Ass), Embase voluit (Journal of the American Medical Association, of JAMA), PubMed kort paginanummers af (145-8) Embase schrijft ze voluit (145-148), PubMed kent maar twee voorletters per auteur, andere databases geven ze allemaal (om nog maar niet te spreken van namen als L. Huang.en H.Li die na onderzoek ook gelijk blijken).

In EndNote dedupliceren we daarom in meerdere stappen: eerst op auteur, jaartal, titel en pagina (de paginanummers kunnen we daar met een foefje omzetten zodat ook de PubMed records niet afkorten), vervolgens gaan we met de velden spelen, zodat uiteindelijk alle dubbelen verdwenen zijn. Wanneer je in Refworks globaal dedupliceert vind je erg veel gelijkende records toch niet hetzelfde zijn. Enorm veel werk om dat allemaal te controleren.

Het werken voor meerdere klanten is niet gemakkelijk. Je kunt folders maken, geen aparte bestanden. Oplossing zou dan zijn om de klant te laten inloggen op zijn eigen RefWorks account, en daar het importeren te doen. Het dedupliceren gaat echter over de hele database, niet per folder. Wanneer de klant bezig is met onderzoek heeft hij/ zij vast al relevante literatuur verzameld en is de klant groot dat een deel daarvan ook in deze zoekactie naar voren zal komen. Met dedupliceren haal je dan de nieuwste records weg, waardoor de aantallen die je in je artikel noemt niet meer kloppen.

Ik ben heel blij dat wij bij het Erasmus MC nog steeds EndNote kunnen gebruiken, en verkondig dat ook aan iedereen die ik over de grote voordelen van RefWorks hoor praten. Een oproep aan alle universiteiten daarom: denk na voordat je overstapt op RefWorks. Maak de grootverbruiker het werk niet onmogelijk.