Kenniskaarten centraal vullen

Een database van kenniskaarten moet 70% gevuld zijn voor hij openbaar wordt. Maar hoe krijg je hem gevuld, dat is de vraag. Boyd Hendriks gaf op de BMI kennismanagementdag daarvoor geen aanwijzingen. Je kunt mensen niet dwingen iets in te voeren in een systeem dat ze nog niet gebruiken. Ze zien daarvan niet de voordelen, en worden niet getriggerd. Ik doe een voorzet voor een aantal manieren waarop je een kennisbank van tevoren kunt vullen.

1. Gebruik aandachtsgebieden uit je attendering
Kennis is ongeveer gelijk aan aandachtsgebieden. Ga, als je dat nog niet doet, eindgebruikers attenderen. Gebruik daar het liefst aandachtsgebieden voor uit een taxonomie die jij zelf hebt aangemaakt (of aangeschaft). De onderwerpen die ze daarin selecteren komen overeen met de kennis die ze nu bezitten, ze willen die kennis immers vergroten.

2. Gebruik inhoudelijke gegevens uit eigen publicaties
Iedere zichzelf respecterende organisatie houdt een overzicht bij van publicaties die door de organisatie zijn geschreven. Download deze gegevens uit een Database waarin trefwoorden zijn toegekend. Koppel vervolgens de trefwoorden van de publicaties aan de interne auteurs die de betreffende publicatie hebben geschreven.

3. Gebruik trefwoorden uit incidentele zoekacties
Iedere keer dat een gebruiker bij jou komt om een zoekactie uit te laten voeren is de gelegenheid om de gebruiker te vragen of je deze gegevens mag gebruiken voor de kennisbank.

4. Gebruik trefwoorden per afdeling
Een minder fraaie variant is het invoeren van trefwoorden per afdeling voor individuele medewerkers van die afdeling. De kennisverdeling is dan veel groffer, mensen krijgen minder specifieke trefwoorden toebedeeld, maar wellicht zullen ze het systeem gaan verbeteren.